Étude de cas : Comment HAURA a transformé sa gestion d’équipe en passant de 20 groupes WhatsApp à ClickUp

La transformation digitale n’est plus une option pour les entreprises qui veulent rester compétitives. Pourtant, beaucoup d’équipes jonglent encore avec des outils dispersés, perdant un temps précieux à chercher l’information, à coordonner les tâches et à gérer la communication.

C’est exactement le défi qu’a rencontré HAURA, une équipe dynamique mais freinée par la dispersion de ses outils.

Dans cette étude de cas, découvrez comment HAURA est passée de 20 groupes WhatsApp et des Google Docs éparpillés à une organisation centralisée, structurée et performante grâce à ClickUp.

Vous verrez chaque étape du projet, les difficultés rencontrées, les solutions apportées, et les résultats concrets obtenus.

1. Le contexte initial : une organisation éclatée, source de chaos

Avant la transformation, HAURA fonctionnait comme beaucoup de startups et PME en croissance :

Plus de 20 groupes WhatsApp pour échanger sur les projets, les urgences, les idées…

Résultat : des messages qui se perdent, des décisions qui passent à la trappe, et une surcharge de notifications.

Des Google Docs créés à la volée, sans structure ni nomenclature claire. Impossible de retrouver le bon document au bon moment.

Un Google Drive saturé, où chaque membre de l’équipe rangeait à sa façon. Les doublons s’accumulaient, les fichiers importants se perdaient.

Aucune vision globale sur les tâches en cours, les priorités, les deadlines.
Chacun avançait à son rythme, mais l’équipe manquait d’alignement.

Des réunions à rallonge pour “faire le point”, faute d’un outil centralisé pour suivre l’avancement.

Conséquence directe :

Stress, perte de temps, frustration, et une impression de “pédaler dans la semoule”.

2. Le déclic : pourquoi HAURA a décidé de changer

L’équipe HAURA m’a contactée avec un constat sans appel :

« On n’en peut plus. On a besoin de structure, de clarté, et d’un vrai outil pour piloter nos projets. »

Leur objectif était triple :

Centraliser toute l’information (projets, tâches, documents, discussions) dans un seul espace.

Structurer les process pour gagner en efficacité et en sérénité.

Former chaque membre pour garantir l’adhésion et l’autonomie sur le nouvel outil.

Après un audit approfondi, la solution s’est imposée :

Migrer toute l’organisation sur ClickUp.

3. La méthodologie : une migration vers ClickUp en 6 étapes clés

3.1. Audit et cartographie des process existants

Avant toute action, j’ai pris le temps d’écouter chaque membre de l’équipe :

• Quels sont les points de douleur au quotidien ?

• Quels types de projets gèrent-ils ?

• Quelles tâches sont récurrentes ?

• Où se perdent-ils le plus de temps ?
  

J’ai cartographié tous les canaux de communication, les types de documents, les workflows existants.

3.2. Définition d’une architecture ClickUp sur-mesure

Nous avons co-construit une structure adaptée à HAURA :

• Espaces dédiés par département (Marketing, Opérations, RH, etc.)

• Listes de tâches par projet, par campagne, par client

• Statuts standardisés (À faire, En cours, Bloqué, Terminé, etc.)

• Templates de tâches pour les process récurrents (onboarding, lancement de campagne, reporting…)

3.3. Migration des données et nettoyage

• Tri et migration des Google Docs essentiels dans ClickUp Docs, avec une nomenclature claire

• Suppression des doublons et archivage des fichiers obsolètes

• Centralisation des liens importants (Drive, Notion, outils externes) dans un Wiki interne
  

3.4. Formation et accompagnement personnalisé

• Ateliers de formation pour chaque équipe, adaptés à leur niveau et à leurs besoins

• Création de guides pas-à-pas (vidéos, checklists, FAQ)

• Sessions de coaching individuel pour les référents et les utilisateurs les moins à l’aise

3.5. Mise en place d’automatisations et de routines

• Automatisation des rappels de tâches (ex : chaque vendredi, rappel de faire le point sur les deadlines)

• Notifications personnalisées pour éviter les oublis

• Création d’un Wiki interne pour documenter tous les process, les bonnes pratiques, les contacts clés

3.6. Suivi, ajustements et feedbacks

Points réguliers pour recueillir les retours de l’équipe

Ajustements de la structure en fonction des besoins réels (ajout de statuts, de vues personnalisées, etc.)

Mise en place d’indicateurs de performance (nombre de tâches terminées, respect des deadlines, taux d’utilisation de ClickUp)

4. Les résultats concrets : avant/après la migration ClickUp

Avant ClickUp

• 20 groupes WhatsApp actifs, des messages perdus

• Google Docs dispersés, Drive saturé

• Aucune vision globale sur les projets

• Des tâches oubliées, des deadlines dépassées

• Une équipe stressée, peu alignée
  
  

Après ClickUp

• Un seul espace centralisé pour tous les projets, tâches et documents

• Des process clairs et standardisés

• Des priorités visibles par tous, des deadlines respectées

• Des automatisations qui font gagner du temps

• Un Wiki interne qui facilite l’onboarding et la transmission des savoirs

• Une équipe sereine, alignée, et beaucoup plus productive
  
  

Le retour de l’équipe HAURA :

« On ne reviendrait en arrière pour rien au monde. On a retrouvé du temps, de la clarté, et surtout… du plaisir à travailler ensemble. »

5. Les facteurs clés de succès de la migration ClickUp

• L’écoute et l’audit initial : comprendre les vrais besoins avant d’imposer un outil

• L’accompagnement humain : formation, coaching, support continu

• La personnalisation de ClickUp : architecture sur-mesure, templates adaptés, automatisations pertinentes

• L’implication de toute l’équipe : chaque membre a été acteur du changement

6. Pourquoi choisir ClickUp pour centraliser la gestion de projet ?

ClickUp s’impose aujourd’hui comme la solution idéale pour les équipes qui veulent :

• Centraliser leurs process et leur communication

• Gagner en visibilité sur les tâches et projets

• Automatiser les rappels et les workflows

• Faciliter la collaboration, même à distance

• Documenter et transmettre facilement les savoirs

7. Conclusion : la transformation digitale, un levier de performance durable

L’exemple de HAURA le prouve :

Avec la bonne méthode, un accompagnement sur-mesure et un outil puissant comme ClickUp, il est possible de passer du chaos à la sérénité, et de booster durablement la productivité de son équipe.

Vous aussi, vous souhaitez centraliser vos process, gagner en efficacité et transformer votre organisation ?

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