Comment structurer ton business dans ClickUp

Tu t’es inscrit·e sur ClickUp plein d’enthousiasme… puis t’as ouvert l’outil, vu les espaces, les dossiers, les listes, les tâches, les vues… et t’as refermé l’onglet ? Tu n’es pas seul·e.

ClickUp est une machine de guerre quand il s’agit d’organiser son entreprise. Mais sans structure claire, ça devient vite un mille-feuille illisible où même toi, tu ne sais plus où tu en es.

Dans cet article, je te montre comment structurer ton ClickUp pour en faire le QG solide et évolutif de ton business. Un système qui t’aide à prendre des décisions, déléguer, automatiser et piloter ton activité — pas un truc qui te donne envie de pleurer dès que tu ouvres ton ordi.

Pourquoi structurer son ClickUp dès le départ (et éviter le chaos digital)

ClickUp, c’est un peu comme une maison vide : tu peux en faire un palace ou un squat. Tout dépend de la façon dont tu l’aménages. Et une mauvaise architecture, ça se paie cash :

• Tu perds du temps à chercher les infos.

• Tu te retrouves avec des doublons de tâches.

• Ton équipe ne sait pas où poser ses questions.

• Tu fuis l’outil au lieu de l’utiliser.
  

Bref, un outil mal structuré = une charge mentale en plus. Pas ce dont tu as besoin.

Ce qu’il te faut, c’est une architecture claire, logique et scalable. Et ça commence par comprendre la hiérarchie ClickUp.

La hiérarchie ClickUp : pose les fondations

ClickUp fonctionne comme un gros classeur digital. Voici les grandes briques :

1. Workspace (Espace de travail)

C’est le toit de ta maison. Si tu as plusieurs entreprises ou activités séparées, tu peux créer plusieurs workspaces. Mais en général, un seul suffit pour une entreprise.

➡️ Garde un seul workspace pour tout centraliser (et éviter les galères d’automatisation).

2. Spaces (Espaces)

Ce sont les grandes sections de ton business :

• Marketing

• Opérations

• Clientèle

• Admin

• RH / Recrutement

Pense-les comme des départements.

➡️ Astuce : nomme-les avec des termes simples et clairs. Pas de jargon !

3. Dossiers

Chaque Space contient des dossiers qui regroupent des projets ou des process.

Exemples :

• Dans “Clientèle” > un dossier par client actif

• Dans “Marketing” > un dossier “Calendrier éditorial” et un dossier “Campagnes 2025”
  

4. Listes

Chaque dossier contient une ou plusieurs listes = les “to-do” organisées.

Exemple :

• Dans “Campagnes 2025” > une liste “Lancement Q2”, une liste “Black Friday”, etc.

➡️ Retiens : Dossier = thème / projet, Liste = tâches concrètes.

5. Tâches et sous-tâches

C’est là que l’action se passe : chaque tâche représente une action à faire. Tu peux y ajouter des sous-tâches, des commentaires, des fichiers, des checklists, etc.

➡️ Moins c’est profond, mieux c’est. Ne fais pas de sous-sous-tâches dans une sous-tâche de sous-tâche, tu vas te perdre.

6. Docs, vues et dashboards

• Docs : pour centraliser les infos (briefs, SOPs, process…)

• Vues : Kanban, Gantt, calendrier, tableur… adapte la vue à ton usage

• Dashboards : pour le suivi (nombre de leads, avancée des projets, etc.)
  

  
  

Quelle structure adopter pour ton business ?

Il n’existe pas UNE bonne façon de structurer ClickUp. Ça dépend de ton activité, de la taille de ton équipe, et de tes objectifs. Voici 3 architectures que je recommande souvent :

📌 Structure par départements (modèle entreprise)

Idéal si tu as une petite équipe ou des freelance récurrents.

• Space = département (Marketing / Opérations / Client / RH)

• Dossier = projet ou process (ex : Création de contenu, Onboarding client)

• Liste = échéance ou étape (ex : Mars 2025, Étape 1 : setup)

➡️ L’avantage : chaque membre sait où chercher.

📌 Structure par client (modèle agence ou freelance B2B)

Parfait si tu gères plusieurs clients simultanément.

• Space = client

• Dossier = mission ou type de prestation

• Liste = tâches liées (avec deadlines & assignation)

➡️ L’avantage : tu vois rapidement où en est chaque client.

📌 Structure par process (modèle solopreneur système)

Si tu travailles majoritairement seul·e avec des process bien huilés.

• Space = grandes fonctions (Vente, Contenu, Admin)

• Dossier = process (Ex : prospection, création de contenu, comptabilité)

• Liste = version exécutable du process (avec modèles de tâches)

➡️ L’avantage : un système autoportant, prêt à déléguer.

Mes tips pour garder un ClickUp clean (et qui scale)

Tu veux un ClickUp qui tourne même quand tu pars en week-end ? Voilà comment :

✅ Utilise des conventions de nommage

Exemples :

• [Client] Nom de la mission

• SOP - Process de facturation

• 📌 ou ✅ pour prioriser les tâches

➡️ Bonus : ton moteur de recherche interne devient super puissant.

✅ Crée des templates de tâches, listes, dossiers

Gagne du temps et garde de la cohérence. ClickUp permet de sauvegarder n’importe quel élément en template. C’est une pépite sous-exploitée !

✅ Automatise les petites actions (mais pas tout)

Tu peux automatiser des actions simples :

• Quand une tâche passe en “terminée” → notifier un membre

• Quand une tâche est créée → lui attribuer une checklist

➡️ Commence petit, observe, ajuste.

✅ Centralise la doc dans les ClickUp Docs

Ne laisse pas tes process sur Google Docs, notion ou ton drive. Ajoute-les directement dans ClickUp (section Docs), reliés aux bonnes tâches ou listes.

✅ Nettoie régulièrement

Archive les projets terminés, supprime les tâches obsolètes, fais le ménage dans les vues. Garde ton ClickUp vivant, pas figé.

Tu veux un setup ClickUp prêt à l’emploi ?

Tu veux éviter d’y passer 30h et de faire toutes les erreurs que j’ai déjà vues chez mes clients ?

👉 Je propose des implémentations ClickUp sur mesure pour solopreneurs, coachs, infopreneurs et petites équipes.

>>>>Réserve ton appel découverte ici

Ensemble, on crée un système qui te ressemble, simple à utiliser, facile à déléguer, et prêt à évoluer.

À retenir

• Une bonne structure ClickUp = moins de charge mentale, plus de clarté.

• Adapte ton architecture à ton activité (client, département, process).

• Utilise les vues, les Docs, les templates pour rendre ton espace vivant.

• Ne vise pas la perfection : vise la progression et l’utilité.

Et surtout… ouvre ClickUp avec le sourire 😄

📺 Une version vidéo pas-à-pas de cet article est dispo sur YouTube ici →

Bonne structuration 🚀